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Conorga 101: Finanzen

- ein Überblick zur Kalkulation

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Trocken. Laaaaaaaangweilig. Lernen wie sich Beamte fühlen. Oder Vereinskassenwarte. Klingt allgemein nicht so spannend. Ist aber leider notwendig für eine solide Conorganisation. Ergo habe ich die letzten Tage ein wenig recherchiert.

In der Planung seines Cons beginnt man recht schnell, sich über Kosten & Finanzierung Gedanken zu machen. Steht erst das Grundgerüst des Plots, bekommen alle Lust, Verschiedenes auszuprobieren: Wie wirkt die Umsetzung der Kostümzeichnung X? Können wir für NSC Y selbst eine Latexmaske basteln? Ich will DIESE Schminke haben!
Das kostet Geld. Ersteinmal das eigene Geld. Wer sich vorher nicht im Klaren war über monetäre Angelegenheiten, der wacht spätestens jetzt auf.

Generell steht man vor zwei Aufgaben, wobei die zweite aus der ersten resultiert.
1. Erstelle eine solide Kalkulation
2. Finde das passende Modell für dein “Unternehmen”

Moment! Unternehmen? Ich will doch nur ein Con machen!
… so naiv dürften die Meisten von euch nicht sein. Also steht man vor der Wahl: GbR (mit der Option kommerziell zu werden in der Zukunft) oder Verein (Con for fun), alle anderen Möglichkeiten sind nach grobem Überblick aufwendiger. Natürlich kann man ein kleines Con auch sozusagen “unter der Hand” machen, aber generell ist man sicherer, wenn man seine Organisation in ein rechtliches Grundgerüst verpackt (Stichwort: Steuer u.ä.). Wir werden wohl den Weg des Vereins gehen, derzeit berate ich mich mit einem Bekannten, der seit Jahren einen gemeinnützigen Verein leitet. Allgemeine Informationen sind auch im Web leicht zu finden, z.B. auf dem Marktplatz der Vereine. Die Geburt unseres Vereins liegt aus organisatorischen Gründen und noch mangelnder Info irgendwo im Jahr 2010, kommen wir also zurück zur Finanzplanung.

Vorgedanken zur Kalkulation

Einahmenseite. Ausgaben. Und beides nochmal mit dem Präfix “Bonus-“, also Punkte, die in der eigentlichen Kalkulation nur am Rande berücksichtigt werden. Etwa die Taverne. Machen wir überhaupt eine? In welcher Form? Klar müssen wir etwas Geld zur Seite rechnen für Getränkeeinkauf, aber die zu erwartenden Einnahmen sind so unberechenbar, daß die Taverne eine gesonderte Kalkulation erhält. Ausserdem wird ein eventuelles Wegfallen der Taverne nicht den Con kippen, deshalb muss die Grundkalkulation auch ohne sie funktionieren. Bonusausgaben sind Sprit- und Telefonkosten der Orga – wir sind Enthusiasten, deshalb legen wir das vorerst aus. Aus Hingabe. Wenn genug Geld übrigbleibt, kann man damit am Ende Bonusausgaben wie diese decken. Also trinkt etwas in der zukünftigen Taverne, unsere Spritrechnung wirds euch danken…

Einnahmenseite

– SC & NSC Beiträge
Eigentlich hat die Einnahmenseite nur sehr wenige Punkte, dafür sind die besonders hakelig. Wie allgemein üblich werden wir Staffelpreise anbieten, wodurch die Rechnung eher zu einer Schätzung wird. Also gehen wir zur Sicherheit eher von den niedrigeren Staffelpreisen aus, in einer Verteilung von 50% Anmeldungen im ersten Segment, 30% im zweiten und 20% im dritten. Obenauf ziehen wir 10% ab als Schwund, Fälle die irgendwie absagen oder sich anmelden, aber doch niemals kommen oder zahlen. Natürlich ist dies nur eine Rechnungsbasis, im Laufe der Monate zum Con hin kann man die Kalkulation entsprechend der Situation verbessern, es wird wahrscheinlich mehr Geld zur Verfügung sein als so errechnet. Auf der Gegenseite indizieren wir manche Ausgabenpunkte als optional (irgendetwas schöner, größer, teurer), sie werden umgesetzt, sobald die Einnahmen unsere Schätzung übersteigen.

Conzahler werden wir im Übrigen nicht zulassen. Zu groß ist die Gefahr, daß einige von ihnen einfach nicht auftauchen, eine unbekannte Variable in die Kalkulation setzen, über die man sich nur ärgert.

Ausgabenseite

Die Ausgabenseite kann je nach Art des Cons sehr stark variieren. Sie wird ebenso beeinflußt vom Zugriff auf einen bestehenden Fundus (oder Neuanschaffung) und von den zur Verfügung stehenden Talenten in der Orga (kann jemand Kostüme nähen oder müssen wir das Meiste kaufen?).

Wie bereits erwähnt tendiere ich dazu, abgesehen von Fixkosten wie Platzmiete u.ä., alle Ausgabenpunkte in zwei Versionen zu führen: Standard und optionale Erweiterung. Der Standard muß von der grundlegenden Einnahmenkalkulation gedeckt werden. Optionale Erweiterungen werden durch Mehreinahmen nach obigem Modell finanziert. Klingt kompliziert, ist aber einfach.

Im Beispiel sagen wir der Haupt-NSC bekomme sein Kostüm, optional wären sein Hut, ein passender Gehstock oder besonders auffälliger Schmuck. Nebel im Visionszelt brauchen wir unbedingt, unterstützende Lichteffekte wären ein Zusatz.

Logischerweise erstellen wir zuerst eine Übersicht der Ausgaben, danach betrachten wir alle Punkte im Detail (z. B. aus welchen Elementen besteht Kostüm XY und was kosten diese Einzelteile? Näht man nicht selbst, kommen nochmal Kosten für den Schneider hinzu). Es hilft auch – anhand der Einnahmenkalkulation – für einige Ausgabepunkte eine Obergrenze zu setzen, sich selbst zu beschränken. Denn gerade bei Kostümen sind die Kosten sozusagen nach oben offen, jeder kennt dies von der Zusammenstellung der Klamotte für seinen eigenen Charakter.

Interessant ist auch, im Verlauf der Planung und Umsetzung, Prioritäten zu setzen in Verbindung mit dem Plot, sich zu überlegen was man im Notfall an Ausgaben sparen kann, notwendig vielleicht weil doch 10 Spieler weniger kommen als geplant. Punkte mit niedriger Priorität dürfen dann natürlich erst als Letztes umgesetzt werden.

Eine vorläufige Ausgabenliste
(sehr allgemein gehalten, da Details durchaus Hinweise auf den Plot geben könnten)

– Gründungskosten Verein
– Versicherung
– Kontoführung
– Büromaterial (z.B. Papier für Anmeldungen, Kasse etc.)

– Platzmiete
– Stromkosten, Technik (z.B. Miete für Nebelmaschine)
– Verpflegung der SL
– Motivation für NSC (z.B. Schokolade)

– Kostüme für NSC & GSC (Detailaufstellung, diverse)
– Schminke & Maske
– Baumaterial & Werkzeug für Locations
– Einrichtung & Deko für Taverne
– Einrichtung & Schriften für die Bibliothek
– Plotgegenstände

– Wechselgeld vor Ort für Platzkaution u.ä.

Auf Grundlage dieser Übersicht werden wir eine Detailansicht aller Dinge intern diskutieren. Das Handling des Geldes gehört zwar in eine einzige Hand (auch wegen dem angestrebten Vereinsmodell), aber Planung, Aufstellung und Korrektur können nur profitieren von vielen Köpfen, die sich um sie sorgen.

Nach all der Recherche und dem Schreiben dieser Übersicht, finde ich das Thema lustigerweise nicht mehr langweilig – sollte mir das Angst machen? Vielleicht gibt es sogar eine Fortsetzung mit dem Thema Finanzen?

…mehr zu Schwarzbernstein…

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3 Responses to “Conorga 101: Finanzen”


  1. Boolk
    on Dec 9th, 2009
    @ 16:53

    Interessant! Interessant! Mehr davon! Lesenswert!


  2. Roland
    on Dec 10th, 2009
    @ 00:17

    Danke. Du weisst ja, daß ihr beide zu unserm Con kommen MÜSST!

    Nicht wahr?


  3. Boolk
    on Dec 10th, 2009
    @ 22:22

    Nein, das wusste ich nicht, oh großer Katharsis-Lepha-Rol-Doromon. *g* Wir sollten mal telefonieren. Mail mir Nummer und Uhrzeit.

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